Апостилирование и консульское заверение документов - что это такое и в чем разница?

В этой статье мы расскажем, что такое апостилирование и что такое консульское заверение документов. В чем их отличие, когда ставить нужно ставить апостиль на документы, а когда - идти на прием к консулам.

Давайте развеем ваш страх перед этими словами раз и навсегда!

Апостилирование документов

В 1961 году была принята Гаагская конвенция и с тех пор в странах, присоединившихся к ней, действует упрощённая легализация документов. Благодаря этому, к примеру, выданный в России документ с легкостью примут и проверят его подлинность во Франции благодаря штампу!

Есть международная база, в которой принимающая документ страна легко может проверить подлинность и юридическую силу документа.

Список стран-участниц Гаагской конвенции постоянно пополняется, на текущий момент их более 123-х, а посмотреть актуальные данные можно на официальном сайте тут.

К примеру, Китай вошёл в Гаагскую конвенцию только спустя 62 года, в ноябре 2023 года!

Какие документы обычно апостилируют?

Апостиль может быть проставлен на различные виды документов, включая, но не ограничиваясь:

• Документы, выданные ЗАГСом. Это могут быть свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельство о перемене имени, свидетельства о смерти и т.д.
• Нотариальные документы. Это могут быть доверенности, завещания, договоры и т.д.
• Нотариально заверенные копии и переводы документов.
• Документы об образовании. Это могут быть дипломы, аттестаты, сертификаты и т.д.
• Судебные решения и приговоры. Это могут быть решения суда, приговоры, акты исполнительной службы и т.д.
• Документы, выданные регистрирующим органом - ФНС, Росреестром. Это могут быть выписки из торгового реестра, уставы компаний и т.д.
• Документы, выданные органами власти, например, справка о несудимости.
• Архивные справки и выписки.

Апостилирование документов в России

Проставление заветного штампа в России уникально, так как их международная легализация разделена между тремя ведомствами, в то время как в большинстве других стран это делает одна организация.

В какое именно ведомство надо обращаться вам подскажет тип документа:

• ЗАГС для свидетельств и справок о перемене гражданского состояния (рождение, брак и его расторжение, отсутствии брака, усыновление, смерть, перемена имени и другие);
• Министерство юстиции Российской Федерации апостилирует доверенности и нотариальные копий документов. Логика проста - данные документы выдаёт нотариус, а он относится к МИНЮСТ`у;
• МВД Российской Федерации ставит апостиль на справку об отсутствии судимости.
• Рособрнадзор апостилирует Документы об образовании.
• В РосАрхив надо обращаться для апостилирования архивных справок и выписок.
• Генпрокуратура - документы, которые она выдала.

Следующий нюанс заключается в том, что апостилировать документ можно только в том регионе, в котором он выдан.

Исключение составляют документы об образовании, вот их можно апостилировать в любом регионе России.

Стоимость и срок

Данная услуга платная, но в любом регионе размер госпошлины составляет 2.500,00 руб. Срок проставления, как и размер госпошлины регулируется Налоговым кодексом РФ, 5 рабочих дней.

Возможно вы слышали, апостиль можно получить в электронном виде

Да, с июня две тысячи двадцать второго года можно проставить апостиль и в электронном виде, отправив запрос через портал ГосУслуги. Электронный апостиль представляет собой полный эквивалент традиционного печатного штампа и включает в себя уникальную цифровую подпись, которая подтверждает подлинность документа.

Также в нем есть дополнительные сведения, такие как дата, место и орган, проставивший апостиль. Отметим, что такой вид апостиля признается далеко не во всех странах-участницах Гаагской конвенции.

Рекомендуем заранее выяснять, признает ли страна, для который вы апостилируете документы, такой способ легализации.

Минская конвенция

У России есть подписанное соглашение со странами Минской конвенции:

• Казахстаном;
• Арменией;
• Азербайджаном;
• Монголией;
• Беларусью;
• Узбекистаном;
• и другими;

об упрощенном способе подтверждения юридической силы документа. Российские документы легальны в этих странах без апостилирования или консульского заверения, достаточно предоставить нотариальный перевод на государственный язык.

Мы сталкивались со случаями, когда государственные органы этих стран все же требовали апостилированные документы. Если вы столкнулись с такими моментами, наши специалисты проконсультируют вас по конкретному случаю.

Что делать, если необходимо предоставить документы в стране, которая не подписала Гаагскую конвенцию?

В этих случаях делается полная консульская легализация документов. Это многоступенчатая процедура по заверению документов в трех инстанциях: Министерстве юстиции Российской Федерации, Консульском отделе Министерства иностранных дел Российской Федерации и в консульстве или посольстве страны предоставления документа.

Это длительный процесс, который занимает около месяца времени. Подробности рассказываем ниже.

Тарифы на апостилирование документов и другие услуги

Консульская легализация документов

Сложная двусторонняя многоступенчатая процедура, которая заключается в поэтапном заверении подписи должностного лица и печати организации, к которой относится это должностное лицо, в соответствии со структурой административного аппарата.

Иерархия инстанций для легализации российских документов:

1Нотариус (заверяем документ вместе с переводом и удостоверением подписи переводчика);

2Министерство юстиции Российской Федерации (подтверждаем полномочия нотариуса);

3Консульский департамент МИД РФ (удостоверяем печать Минюста и подпись уполномоченного должностного лица);

4Консульство государства, принимающее исходящий документ.

В других странах процедура в целом схожая, и может отличаться лишь деталями. Так, в Канаде, не являющейся стороной Гаагской конвенции, вместо Министерства юстиций работает Министерство иностранных дел Канады (Foreign Affairs, Trade & Development Canada) и не требуется третий шаг.

Так же важно разобравшись с алгоритмом действий, не апостилировать всё подряд, а уточнить у принимающей стороны требования, предъявляемые к пакету документов.  Ведь не все страны принимают апостиль на нотариально заверенной копии, а возможно и вовсе апостиль не потребуется, если страна участница Минских соглашений от 1993 года.

Наши сотрудники с удовольствием готовы подхватить вас в этом головокружительном процессе и помочь даже в самых нестандартных запросах.

На связи Бюро поиска архивных документов “Энциклопедия Родословной”!

Апостилирование документов за рубежом

Мы предлагаем оперативное и профессиональное сопровождение по вопросам получения, апостилирования и легализации документов в странах СНГ, Восточной и Центральной Европы, а также в Израиле.

Как помогает команда «Энциклопедии Родословной»

География нашей работы:

1СНГ и постсоветское пространство:

Россия, Украина, Беларусь, Казахстан, Узбекистан, Киргизия, Молдова, Армения, Грузия, Туркменистан, Абхазия.

2Европа:

Польша, Германия, Венгрия, Болгария, Чехия, Словакия, Литва, Латвия, Румыния.

3Израиль:

• Переводы и подача документов в МВД Израиля.
• Апостиль израильских справок (теудот, тофес, резолюции).

Почему выбирают нас:

• Работаем напрямую с архивами и ведомствами — без посредников.
• Быстрые сроки — от 5 до 30 рабочих дней.
• Возможность удалённого оформления по доверенности.
• Конфиденциальность и юридическая чистота процедур.
• Доставка документов по всему миру (DHL, FedEx, EMS)

Свяжитесь с нами, чтобы получить расчёт стоимости и сроков именно для вашего случая.

Мы знаем, как важно оформить всё грамотно, быстро и без ошибок — особенно, когда речь идёт о репатриации, гражданстве, эмиграции, оформлении ВНЖ или подачи в суд.

FAQ — частые вопросы