Восстановление утраченных документов

 

 

В век всеобщего перехода к цифровым технологиям и электронному документообороту восстановление утраченных документов не теряет своей актуальности. Мы все чаще слышим вопрос от наших клиентов: “Что делать, если потерян документ?”.
Давайте разберемся, почему важно бережно хранить документы и как восстановить утраченные семейные архивные документы.

 

С каждым годом у людей возрастает интерес к предыдущим поколениям их рода, семейным реликвиям и историческим фактам по следующим причинам:

1 Восстановить семейное наследие.
Составление семейного древа помогает сохранить семейное наследие и передать его следующим поколениям. Это особенно важно в условиях глобализации и миграции, когда семьи могут быть разобщены по разным странам мира и континентам.

2 Подтвердить семейные связи.
Документы, подтверждающие родственные отношения, такие как брачные свидетельства и метрические записи о рождении, помогают установить семейные связи, понять состав и занимаемое положение между членами семьи и в обществе. Это особенно важно при исследовании нескольких поколений, когда устные предания могут быть недостаточно точными.

3 Узнать про историческую значимость своей семьи.
Восстановленные архивные документы могут содержать ценные сведения о жизни предков, их профессиях, местах жительства, наградах и других нюансах, которые позволяют глубже понять историю рода и его вклад в социум того времени.

4 Юридические аспекты.
Восстановленные документы могут помочь в подтверждении своих прав на вступление в наследство (право собственности и имущественные вопросы), доказать принадлежность к той или иной этнической группе или представителям определенной национальности.

Специалисты Бюро архивного поиска помогут:

1 Восстановить любой существовавший и утерянный документ в любой точке мира.

2Истребовать сохранившиеся аутентичные документы прошлых лет, включая грамоты, дипломы, свидетельства, наградные листы, личные дела и другие.

3 Составить и оформить генеалогическое древо вашего рода.

4 Документально подтвердить национальную или этническую принадлежность (наличие в роду представителей Польской, Венгерской, Румынской, Болгарской, Израильской и пр. национальностей)

5Лучше понять ваше происхождение, к примеру:

• доказать наличие в роду именитых родственников;
• поднять дела, связанные с репрессиями;
• найти наградные листы участника ВОВ;
• узнать про жизненный путь офицера белой армии в миграции в Турции или Франции с 1917 по 1938 годы.

Поиск может начаться даже с предположения ФИО родственника и приблизительных годов жизни.

 

 

Сроки восстановления документов

Сроки восстановления и истребования архивных документов, поиска аутентичных исторических реликвий могут составлять от 2-3 недель до 3-5 месяцев - в зависимости от локации поиска (РФ, СНГ, Балтия, Украина или страны ЕС) и исторического периода, за который требуется найти документы.

Услуга “Восстановление утраченных документов” включает в себя:

• Проведение анализа исходных данных и разработка стратегии по поисковым запросам.
• Оценка сохранности архивных фондов за искомый период и предварительные консультации с представители архивов.
• Согласование перечня работ с Заказчиком и получение необходимых полномочий для архивного поиска, включая оформление доверенности на истребование документов.
• Координация работ по поисковым запросам с представителями архива.
• Получение юридически значимых документов (или заверенных копий), архивных справок.
• Передача по акту результатов выполненных работ Заказчику. Все архивно-исследовательские работы выполняются нашим Бюро только после подписания официального договора.

Когда может потребоваться услуга “Восстановление утраченных документов”?

1Потеря или кража.
Это один из самых распространённых случаев, требующих восстановления документов. Документы могут быть утеряны даже при переезде, а кражей можно считать в том числе и нежелание вашей тети делиться имеющимися у нее бумагами на бабушку или прабабушку!

2Утрата из-за повреждения.
Повреждения могут произойти по разным причинам, включая природные катастрофы, пожары, наводнения или просто из-за ветхости со временем. В таких случаях восстановление документов необходимо для восстановления доступа к информации (на их основании можно легитимно продолжить формировать запросы и восстанавливать семейной древо) и правам, которые они подтверждают.

3Ошибка в данных.
Иногда документы содержат ошибки, такие как неправильное написание имени или даты рождения. Восстановление бумаг с целью исправления этих ошибок необходимо для обеспечения корректности данных и предотвращения возможных юридических и административных проблем.

4Изменение статуса или информации.
В случае изменения имени, фамилии, семейного положения или других важных данных, необходимо восстановление и обновление документов, чтобы они отражали актуальную информацию. Это может быть важно при смене фамилии после брака, усыновлении или изменении гражданства.

Проблемы, возникающие при самостоятельном восстановлении

Существует довольно распространенные проблемы, с которыми сталкиваются родственники при восстановлении документов умерших членов семьи:

1 Расхождение данных о месте рождения, годе или дате рождения человека.

Причины этого могут быть совершенно разные. К примеру, довольно распространённым явлением для женщин, получивших свои документы до войны, было «отписать» себе пару-тройку лет, тем самым, уменьшив свой возраст при вступлении в брак. Также могли фиксировать разный возраст матери в данных о рождении ее детей в книгах записи актов гражданского состояния, чтобы получить “детские” выплаты. Специалист по архивному поиску знает обо всех “подводных камнях” этого процесса.

2Актовые записи с ошибками.

К примеру, если оригинальная запись о рождении не сохранилась, то человек указывал местом своего рождения то место, где мог родиться по своим воспоминаниям, место, где проживали родственники или родились его братья/сестры. Разумеется, это не всегда соответствовало действительности. В этом случае поиск и восстановление бумаг значительно осложняется.

3Восстановление документов для усыновленных детей или детей, вышедших из стен детских домов.

Исходя из тайны усыновления (если ребенок был усыновлен), восстановить какие-либо точные данные практически невозможно!

4Перемена фамилии, имени и отчества.

Тут стоит отметить, что метрические данные царской России – это весьма ценные, но в тоже время достаточно своеобразные архивные документы. Например, в православных метрических книгах могли быть не указаны фамилии родителей и детей, имена давались четко по святкам, а сами люди потом, при оформлении паспорта или вступая в брак, меняли имена, месяцы и даты своего рождения.
Неспециалисту разобраться в этих головоломках будет очень непросто!

5Перемена национальности.

В Российской империи учитывалось вероисповедание, а уже в Советской России графа «национальность» с 1930-х годов была обязательной для составления документов и личных дел работников. И тут тоже допускались изменения (чаще всего осознанные), создающие путаницу для восстановления документов в наши дни.

Во всех перечисленных выше случаях у родственников очень мало шансов распутать этот исторический ребус самостоятельно, ведь не все данные лежат на поверхности!

 

Наши архивисты знают, куда отправить запрос, какую базу данных использовать, имеют доступ даже к закрытым архивам и точно найдут доказательства родства, если они есть.

 

Что делать, если потерян документ ближайшего родственника?

Рассмотрим эту задачу на примере восстановления утраченных свидетельств о рождении ближайших родственников (например: прабабушки).

Вам потребуется следовать определенным шагам:

1Собрать сведения по родственникам.
Узнать год рождения бабушки/прабабушки, место где она родилась или жила, где вышла замуж, ФИО ее родителей и любую другую личную информацию - это все может стать отправной точкой для поиска документов.

2Написать заявление.
В нем необходимо указать ФИО прабабушки/бабушки, примерный год рождения и место рождения (вплоть до деревни, так как записи велись по церквям или синагогам). Это поможет вам восстановить актовую запись о рождении. Если человек, в отношении которого была составлена запись, умер, повторные документы могут получить его родственники или другие заинтересованные лица (например, наследники).

3Обратиться в архив области, в которой ваша прабабушка родилась.
Если прошло более 100 лет с момента ее рождения, вы можете запросить выяснение даты рождения (архивной справки).

Как самостоятельно восстановить документы давно умерших родственников?

Этапы поиска такие же, как в предыдущем разделе “Что делать, если потерян документ ближайшего родственника?”

1 Процесс поиска начинается с воспоминаний других родственников, семейных легенд, истории, фотографий, писем, грамот, дипломов, личных документов, удостоверений, имеющихся свидетельств о рождении/браки/смерти. Попыток точно вспомнить, что человек рассказывал о себе.

2 Собрав информацию, необходимо обратиться в архив или орган ЗАГС для восстановления тех или иных документов.

3Получить ответ из архива.