Архивы предприятий и вузов

Дела сотрудников и студентов

Кадровые документы составляют значительную часть документального фонда компаний, и их количество постоянно увеличивается, особенно в крупных организациях.
Законодательством установлены длительные сроки хранения таких документов — до 50 лет и более.

Почему важно правильное хранение кадровых документов?

Документы по личному составу могут понадобиться в различных ситуациях, таких как:

• досрочный выход на пенсию;
• подтверждение стажа работы и расчет пенсии;
• разногласия с работодателем;
• судебные разбирательства.

Чтобы граждане могли получить необходимые сведения и защититься в спорных ситуациях, государство требует от компаний обеспечить сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью.

Ведение кадровой документации регулярно проверяется контролирующими органами:

1пенсионным фондом;

2государственной инспекцией труда;

3прокуратурой, судами и т.д.

Административная ответственность за соблюдение сроков и порядка хранения кадровых документов возлагается на должностных, юридических и физических лиц.

Законодательство не обязывает организацию иметь в штате архивариуса, но ответственность за невыполнение закона об архивном деле остается.

Некоторые организации являются источниками комплектования государственных архивов и обязаны сдавать туда свои документы. В таких случаях грамотное хранение оригиналов играет первостепенную роль.
Другие организации обязаны хранить документацию в своих фондах и сдавать её в государственный архив в случае ликвидации юридического лица.

Какие кадровые документы должны храниться в личном деле работника?

В личном деле работника должны храниться следующие кадровые документы:

• Заявление о приеме на работу, направление или представление.
• Трудовой договор или контракт.
• Приказ о приеме на работу (если он издается).
• Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
• Личная карточка.
• Анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником.
• Подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, являющихся коммерческой тайной.
• Выписка из трудовой книжки.
• Ученая степень или диплом об образовании.
• Приказ о переводе (если применимо).
• Приказ об увольнении.
• Информация о прохождении медицинского осмотра.
• Записи о поощрениях и наказаниях.
• Другие документы, касающиеся трудовой деятельности работника.

Эти документы помогают вести учет рабочего стажа, квалификации и других важных аспектов трудовой деятельности.

Специалисты Бюро Архивного поиска помогут:

Тарифы на поиск документов о стаже и другие услуги

Состав личного дела сотрудника

Личное дело сотрудника обычно включает копии документов, которые работник предъявил при приеме на работу. Эти документы необходимы для подтверждения различных сведений о работнике, используемых в отчетности или для предоставления льгот и гарантий.

При заключении трудового договора сотрудник предъявляет работодателю (ст. 65 ТК РФ):

1Паспорт (данные необходимы, в частности, при заполнении расчета по страховым взносам и справки 2-НДФЛ).

2Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ЭТК). Исключение составляет ситуация, когда человек впервые принимается на работу. Сведения из трудовой книжки необходимы для исчисления стажа.

3СНИЛС (номер отражается в ежемесячной форме СЗВ-М).

4Документы воинского учета для военнообязанных и для лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5Документы об образовании и/или квалификации, если работа требует специальных знаний.

6Справка об отсутствии судимости и административных наказаний за потребление наркотических средств для определенных должностей.

Это общий список документов. В зависимости от специфики работы трудовой кодекс или иные нормативные правовые акты могут требовать предъявления дополнительных документов для заключения трудового договора.

В процессе работы сотрудник может предоставить дополнительные документы, которые будут включены в личное дело, например:

Сроки хранения кадровых документов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Специалисты Бюро Архивного поиска помогут получить:

1Учебные документы: дипломы, свидетельства, личные дела студентов и учеников, грамоты.

2Научные работы: диссертации, кандидатские и докторские диссертации, научные статьи и доклады.

3Исторические документы: архивные материалы, фотографии, письма и другие документы, связанные со студентами и историей вуза.

Архивы университетов и ВУЗов

Архивы университетов и ВУЗов хранят законченные делопроизводством документы постоянного хранения и документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений и/или организаций-предшественников.

Для организации работы по формированию и функционированию архивов в структуре Управления делопроизводства ВУЗов создается специальное подразделение - Отдел архива.

Основные задачи отдела архива учебного заведения:

• Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.
• Учет и обеспечение сохранности документов, поступающих на хранение в архив.
• Создание научно-справочного аппарата к документам архива.
• Использование хранящихся в архиве документов.
• Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Москвы, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

Это включает выдачу архивных справок, выписок и копий в соответствии с установленными правилами.

Порядок предоставления официальных ответов и документов

Основанием для предоставления ответов и справок является письменный запрос или запрос по электронной почте, подписанный заявителем.

В запросе указываются:

Следует указать интересующую тему - подтверждение образования:

• Сведения о дипломе: указание Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименование учебного учреждения, год окончания учебного учреждения, регистрационный номер диплома, подлинность диплома (с приложением копии диплома).
• Трудовой стаж: указание учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки).
• Получение документа из личного дела о предыдущем образовании: указание Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименование учебного учреждения, год окончания учебного учреждения или год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении).

Форма получения информации (лично или по почте), дата заполнения, подпись.

Предоставление следующих копий документов ускоряет процедуру архивного поиска и сокращает сроки ответа заявителю:

• трудовой книжки;
• диплома об образовании;
• свидетельства о браке;
• другие необходимые документы.

Истребование персональных данных

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных на получение персональной информации у третьих лиц или согласие на проведение проверочных мероприятий

Архивные справки и документы о предыдущем образовании могут быть выданы при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке.

Не рассматриваются обращения с неполной информацией об отправителе или оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса).