Получение документов из ведомственных архивов: МВД, ФСБ, Минобороны, ЗАГС и других

Ведомственные архивы, в том числе архив предприятий - это бесценный источник сведений о ваших предках!

Они содержат огромное количество информации, которая может быть невероятно полезной для различных целей: исторические исследования, юридические дела, генеалогические исследования, доказательство родства и многое другое. По хранящимся в них документах можно подготовить исследование карьерного пути, достижений или преследования и взысканий - и на этой базе составить подробнейшую биографию с документами той эпохи и оригиналами документов написанных вашим предком!

Начнем с определения!

Ведомственные архивы – это структурные подразделения различных ведомств, учреждений, ВУЗов и предприятий. К ним относятся архивы военкоматов, партийные архивы ВЛКСМ, Пенсионных фондов и прочие. Они хранят документы и материалы, которые создаются и накапливаются в процессе деятельности этих учреждений. Документы, хранящиеся там могут содержать информацию о национальности, составе семьи, детях и адресе регистрации.

Партийные архивы - Как найти партийные документы? Где хранятся партийные архивы? Какие возможности для восстановления родословной они предоставляют?

Документы, которые включают в себя ведомственные архивы

• Личные дела и автобиографии сотрудников, формуляры отделов кадров (Личные карточки учета).
• Трудовые соглашения и заявления на прием на работу и/или увольнение.
• Трудовые книжки и документы о стаже.
• Документы о повышении квалификации и обучении.
• Служебные записки и отчеты о служебных проверках.
• Документы по аттестации сотрудников и сведения о наградах и поощрениях.
• Медицинские справки и заключения.
• Сведения о командировках и отчислении алиментов.

Специалисты Бюро Архивного поиска помогут:

Какие бывают ведомственные архивы?

Самый крупный из военных архивов и наиболее затребованный - Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО). 142100, Московская область, г. Подольск, улица Кирова, д. 74. Тел.: (095) 137-9559, 137-9171. ЦАМО хранит материалы о деятельности различных штабов и управлений, объединений и соединений, частей, учреждений и военно-учебных заведений Министерства обороны с 1941 г. до конца 1980-х гг. В отдельных случаях есть дела за более ранний период (например, есть некоторое количество личных дел командного состава РККА за 1930-е и даже за 1920-е гг.). Непосредственного доступа к картотекам нет.

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ) интересен многим исследователям. Его адрес: 101000, Москва, ул. Кузнецкий мост, д. 24 (приемная) Тел.: (095) 224-4637.

Они являются правопреемниками таких организаций как ВЧК, ОГПУ, НКВД, МГБ и КГБ. Там можно найти документы о массовых репрессиях, рассекреченные документы, а также уголовные дела реабилитированных и не реабилитированных граждан, в разное время подвергавшихся репрессиям. 

Архивы предприятий

Заполненные автобиографии, личные дела, указанные награды и взыскания могут быть ценнейшим источником информации для историко-архивного поиска и выстраивания дальнейшей его концепции. В них можно запросить копии документов, заполненных рукой предков, что ценно само по себе, а сами бумаги могут содержать сведения о родственниках, которые могут быть недоступны в других источниках.

Если организация была ликвидирована, то ее документы обычно попадают в муниципальный архив.

В редких случаях они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Чтобы это выяснить, надо владеть информацией об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Какие сведения могут храниться в ведомственных архивах и архивах предприятий?

В настоящее время в архивах хранятся разнообразные документы, связанные с личным составом.

1Приказы (распоряжения) по личному составу:

Эти документы содержат указания и решения, связанные с кадровыми вопросами. Они формируются в соответствии с годами и могут быть основанием для издания приказов по личному составу. Такие приказы включаются в соответствующие личные дела сотрудников или могут формироваться в отдельные дела.

2Личные дела уволенных:

В этих делах хранится информация о сотрудниках, которые были уволены. Они упорядочены по алфавиту фамилий и содержат автобиографии, а также другие сведения о работниках.

3Карточки по учету личного состава:

Эти карточки также упорядочены по алфавиту фамилий и содержат сведения о служащих.

4Лицевые счета рабочих и служащих:

Здесь учитываются данные о доходах, выплатах, стаже работы и другие финансовые аспекты рабочих и служащих. Счета формируются по годам и, в пределах года, по алфавиту фамилий.

5Списки рабочих и служащих:

Эти списки содержат информацию о персонале, упорядоченную по годам.

6Акты о несчастных случаях, связанных с производством:

В этих документах фиксируются случаи несчастных случаев, произошедших на рабочем месте.

7Протоколы квалификационных комиссий:

Здесь записаны решения и оценки, принятые квалификационными комиссиями.

8Невостребованные трудовые книжки:

Если трудовые книжки не были забраны сотрудниками, они также могут храниться в архивах.

Личные дела: как менялись со временем документы по личному составу

С 1917 года граждан, поступающих на службу, проверяли по разным документам по личному составу. В каждом ведомстве были свои требования и порядок их оформления.

Вопросы, содержащиеся в анкетах для зачисления на службу, варьировались в зависимости от организации. Вот некоторые из них:

1Принадлежность и сочувствие к партии.

2Время, проведенное в партии.

3Прежние партийные аффилиации.

4Преследования за политическую деятельность.

5Социально-демографические данные.

6Стаж работы.

7Сведения о родственниках.

8Служба в старой и Красной армиях.

9Семейное положение.

10Информация о дореволюционной работе сотрудника и последнем месте работы при Советской власти.

Трудовые списки

Со временем процедуры унифицировались, и количество анкет сократилось. В конце 1920-х годов появились трудовые списки, содержащие меньше сведений. Они заполнялись отделами кадров для всех служащих, зачисленных на постоянную работу. При переходе в другое учреждение трудовой список выдавался на руки сотруднику для предоставления в новом месте работы. Однако, и из этих списков можно подчеркнуть большой массив сведений, отследив перемещения сотрудника по службе и между предприятиями.

Трудовой список в прошлом включал два раздела. В первом разделе содержались общие сведения о служащем, а во втором – изменения, связанные с его служебной деятельностью. В этом документе фиксировались следующие аспекты:

1Общие сведения:

• ФИО (Фамилия, Имя, Отчество).
• Пол.
• Год рождения.
• Место рождения и другие демографические данные.
• Социальное положение.
• Образование.
• Профессия.

2Сведения о служебной деятельности:

• Партийность (членство в партии).
• Участие в профсоюзах.
• Участие в выборных органах.
• Знание языков.
• Отношение к воинской службе.
• Работа в прошлом.

Личные листки и анкетные листы

В 1930-е годы появились новые документы по учету кадров: личные листки и анкетные листы. Личный листок содержал 30 вопросов и давал более полную информацию о служащем, в том числе о его социально-политическом статусе. Также начали использовать документы, называемые “Характеристика”, где руководство, партия и общественность выражали свое отношение к работнику.

Трудовые книжки

С 1939 года для всех рабочих и служащих государственных и кооперативных организаций были введены трудовые книжки вместо трудовых списков. Автобиографии также стали необходимым документом при приеме на работу.

Если вы ищете генеалогические данные о своих родственниках, которые работали при советской власти между 1917 и 1920 годами, трудовые документы могут помочь узнать, где они работали тогда и найти дополнительные данные в архивах соответствующих органов.

Сколько времени хранятся документы в ведомственных архивах и архивах предприятий

В 1989 году был утвержден перечень, в котором срок хранения личных дел составлял 75 лет.

Сейчас для личных дел некоторых категорий установлен срок хранения “Постоянно”, а для большей части документов по личному составу - 75 лет после проверки экспертно-проверочной комиссией.

В России действует запрет на уничтожение документов, созданных до 1945 года, без согласования с экспертно-проверочной комиссией.

Для местных дел, которые накопились до 1945 года, фактически применяется срок хранения “Постоянно”.