Архивный поиск документов: как найти документы в архиве и восстановить родословную самостоятельно или с помощью специалистов.

Архивный поиск - ключевой этап, которым невозможно пренебречь на пути восстановления родословной своей семьи.

Зачастую подтвердить родственные связи с предками на 4-5 поколений без архивных записей (и кропотливой аналитической работы с архивными фондами) практически невозможно. В этой статье расскажем с чего начать поиск архивных документов, про основные принципы и подводные камни!

Бюро поиска архивных документов "Энциклопедия Родословной"

С чего начать восстановление родословной семьи?

Для того чтобы найти семейные архивные документы, необходимо предварительно уточнить у родственников все известные им данные.
Для этого вы можете узнать у них следующую информацию:

• имена, фамилии и отчества наиболее дальних предков - это поможет правильно составить запрос в архив и учесть все варианты написания имени;
• места жительства родственников - важно для определения архива, где могут находится данные;
• даты рождения, бракосочетаний и смерти - это сделает архивный поиск более точным и может существенно сократить его сроки;
• род занятий - особенно важны места работы и учебы предков, ведь в ведомственных архивах может находится множество важных сведения;
• участие/не участие в Великой Отечественной войне, были ли предки эвакуированы или репрессированы - это расширит места проведения архивного поиска;
• семейную историю и легенды - это даст вам дополнительные сведения и представление о том, в какие архивы в каких областях России (или в каких странах) также можно обратиться.

Для ускорения архивного поиска советуем оцифровать имеющиеся у Вас документы!

Во-первых, это позволит обеспечить лучшую сохранность документов.

Во-вторых, так их будет удобнее направлять в архивы в электронном виде, прикладывая к запросу для подтверждения родства.

Как найти нужный архив и подготовить запрос?

Вопрос хороший, ведь архивов, действительно, очень много!

1 Выбор архива исходя из даты рождения предка.

После того как все возможные сведения о семье собраны, нужно установить максимально «дальнюю» известную дату, относящуюся к жизни ваших предков.

2Выбор архива исходя из места рождения предка (а если оно не известно. то - из места жительства).

• Родственники жили в Москве или Санкт-Петербурге - обращаемся в Центральные федеральные архивы.
• В других городах - в региональные и областные архивы.

Важно знать населенный пункт на момент рождения и к какой административно-территориальной единице он относился.

Теперь выясним, как найти документы непосредственно в архивах, ведь чтобы найти хотя бы какие-то доказательства, нужно написать множественные запросы в различные инстанции:

• В городские, государственные и областные архивы.
• Места работы, учебы.
• Места службы и так далее.

И тут есть два пути со своими достоинствами и недостатками.

Поиск архивных документов с помощью сотрудников архива

Наиболее простой и удобный вариант - отправить официальный запрос в архив и поручить архивный поиск профессионалам - сотрудникам архива. Для этого нужно отправить форму запроса с имеющимися у вас данными предка.

Как правило, эти бланки есть на официальных сайтах архивов. Его надо будет скачать, заполнить и отправить заполненный бланк любым удобным способом в нужный архив и ожидать официального ответа.

Минусы этого варианта: 

• Архивы не принимают к исполнению запросы без указания точных данных: ФИО, точных дат и мест рождения интересующего лица. Если хоть что-то из этого не известно или содержит ошибку, то поиск силами сотрудников архива окажется невозможным.
• Запросы на подтверждение родственных связей платные. У каждого архива свой прейскурант, стоимость варьируется в зависимости от сложности поиска.
• Исполнение запросов в архивах осуществляется в пределах 30 календарных дней. В условиях загруженности срок может быть и увеличен.

Самостоятельный поиск архивных документов

Вы можете самостоятельно найти документы в читальном зале архива или с помощью удаленного доступа к архивным документам в Интернете.

Данный вариант наиболее интересный по следующим причинам:

• Можно найти архивные документы даже при условии неточно сохранившихся данных.
• Есть бесплатный доступ к документам в читальном зале. Минимальные траты на поиск через удаленный доступ. В любом случае, это обойдется дешевле, чем официальный запрос в архив.
• Можно найти больше информации, чем позволяет официальный запрос. При просмотре метрических книг по порядку можно найти доныне неизвестных родственников.

Однако минусы для новичков в поиске тут тоже присутствуют:

• Важно уметь ориентироваться в системе архивной работы, знать как пользоваться путеводителем по фондам архива, уметь искать данные в описях, указывать нужные архивные шифры.
• У читального зала есть режим работы, который может не совпасть в вашим графиком дня. Архивы - государственные учреждения со строгим распорядком, поэтому исследователю необходимо располагать свободным временем по будням дням в рабочее время.
• Не специалистам бывает сложно разобраться в самих архивных документах. Метрические книги, как и большинство документов дореволюционного периода, рукописные. Часто почерк оказывается трудночитаемым, текст со временем угасает и сложно разобрать написанное.

Поручить поиск архивных документов специалистам.

Всегда остается третий вариант “без минусов” - поручить восстановление родословной семьи опытным архивистам Бюро поиска архивных документов "Энциклопедия Родословной", которые сделают за вас всю самую сложную работу в кратчайшие сроки!

1. Проведут оценку ситуации, экспертизу имеющихся документов (оригиналы, дубликаты, восстановленные и пр.) и предложат оптимальные варианты поиска недостающих архивных документов.
2. Сформируют поисковые запросы в соответствующих архивных фондах.
3. Привлекут сотрудников целевых архивов для оперативного исполнения запроса и истребования соответствующим образом заверенных документов. 
4. Правильно оформят личные документы и свидетельства, подтверждающие родство.

Также же у нас есть ТГ-канал, в котором вы найдете самую актуальную информацию и группа “Занимательная генеалогия”, в которой наши эксперты делятся опытом и отвечают на ваши вопросы!

Эксперты Бюро «Энциклопедия Родословной» обладают всем необходимым набором знаний и опыта, чтобы получить результат даже в самой сложной и запутанной ситуации.

Что делать, если никаких документов нет?

Даже если в вашей семье сохранились только документы рождения/брака родителей или бабушек и дедушек - это уже станет отличной отправной точкой для начала архивного поиска!
Мы рекомендуем начинать восстанавливать семейные связи не с самого дальнего предка, а разматывать этот увлекательный клубок начиная с ближайших родственников.

Напомним, что такое первостепенные и второстепенные (косвенные) документы.

К первостепенным относятся:

• свидетельство о рождении;
• выписки из метрических книг;
• паспорт;
• записи о рождении и смерти из ЗАГСа;
• записи о рождении, смерти, бракосочетании из синагоги;
• и другие.

Но второстепенные документы, такие как автобиографии, анкеты, личные дела, данные наградных листов, военных билетов, домовых книг могут раскрыть о предках новую, интересную информацию: специальность, жизненные подробности, полученное образование, национальность и другую.

Вы сможете не только узнать безликие даты и места и рождения, но и подробности биографии и таким образом почувствовать большую связь поколений!

Не бывает таких ситуаций, что документов НЕТ совсем! Есть недоработка, которую мы поможем исправить!

Да, есть сложные случаи, мы сталкивались со многими в своей практике: смена имени или фамилии, занижение года рождения, утрата сведений в областных архивах, путаница в именах/фамилиях/отчествах или названий мест рождения и многое другое. Это всего лишь затруднит поиск, но не сделает его невозможным для специалиста.

Помните, каждый случай - индивидуальный! Даже если кто-то делится опытом, похожим на ваш, и этот опыт был провальный, это совершенно не означает, что вы не сможете восстановить семейную родословную! Даже в самых запутанных ситуациях у нас получалось добиться результата!